Die Verfahrensbeschreibung

Gem. §8 NDSG hat jede öffentliche Stelle, die Verfahren zur automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten einrichtet oder ändert, in einer Beschreibung festzulegen:

  • die Bezeichnung der automatisierten Verarbeitung und ihre Zweckbestimmung,
  • die Art der gespeicherten Daten sowie die Rechtsgrundlage ihrer Verarbeitung,
  • den Kreis der Betroffenen,
  • die Art regelmäßig zu übermittelnder Daten, deren Empfänger, in den Fällen des § 6 auch die Auftragnehmer, sowie die Herkunft regelmäßig empfangener Daten,
  • die Absicht, Daten in Staaten nach § 14 zu übermitteln,
  • Fristen für die Sperrung und Löschung der Daten,
  • die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 7,
  • die Betriebsart des Verfahrens, die Art der Geräte sowie das Verfahren zur Übermittlung, Sperrung, Löschung und Auskunftserteilung.1

Es kann erwartet werden, dass die Anbieter von Kooperationsplattformen den Schulen Dokumente zur Verfügung stellen, welche die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung durch den Datenschutzbeauftragten der Schule mit vertretbarem Aufwand ermöglichen.
Falls Abweichungen festgestellt werden, die nicht durch die vom Anbieter zur Verfügung gestellten Dokumente erfasst sind, halten Sie diese schriftlich fest. Lassen Sie sich gegebenenfalls vom Anbieter schriftlich bestätigen, dass auch trotz der festgestellten Abweichungen die Bestimmungen des NDSG eingehalten werden.
Letztendlich ist nicht der Anbieter, sondern die Schule für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verantwortlich.

In einer Präsentation des LfD werden alle Fragen zum Thema „Verfahrensbeschreibung“ angesprochen. Die Präsentation finden Sie hier als PDF zum Download.

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