Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verpflichtet jede Schule zur Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten.
Was ist das Verzeichnis?
Dabei handelt es sich um eine Tabelle, in welcher aufgelistet wird, welche personenbezogenen Daten die Schule zu welchen Zwecken verarbeitet.
Was ist der Zweck des Verzeichnisses?
Mit Hilfe dieses Verzeichnisses kann die Schule nachweisen, dass die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden.
Für was bzw. wann erstelle ich ein Verzeichnis?
Das Verzeichnis bezieht sich auf die Verarbeitungstätigkeiten in der Schule. Eine Verarbeitungstätigkeit ist ein Geschäftsprozess auf geeignetem Abstraktionsniveau. Es spielt keine Rolle, welcher Art die Verarbeitung ist, ob die Verarbeitung also automatisiert (dh. mittels eines Programms wie z.B. TLH, Sibank usw.) oder nicht automatisiert (aber in Form einer strukturierten Sammlung wie z.B. einer Schülerakte) erfolgt. Eine entsprechende Differenzierung wird lediglich innerhalb eines Verzeichnisses unter dem Punkt „Verarbeitung“ aufgeführt.
Für jeden Prozess ist nur ein Verzeichnis zu erstellen.
Für den Prozess bzw. das jeweilige Verzeichnis wählen Sie einen Oberbegriff wie z.B.
- Verwaltung der Schülerstammdaten
- Zeugniserstellung
- Betrieb einer Homepage
- (…)
Entsprechende Muster, die Sie für Ihre Schule anpassen können, finden Sie unten aufgeführt.
Wie muss das Verzeichnis geführt werden?
Das Verzeichnis ist schriftlich zu führen (auch die elektronische Form ist möglich).
Wer darf Einsicht in dieses Verzeichnis nehmen?
Der Aufsichtsbehörde (Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen) müssen die Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.
Welche Serviceangebote stellen die RLSB für Sie bereit?
Um Ihnen die Arbeit im Schulalltag zu erleichtern, arbeiten wir daran, den Bestand an befüllten Mustern weiter auszubauen.
Quelle und Mustervorlagen: https://bildungsportal-niedersachsen.de/schulorganisation/datenschutz-an-schulen/dsgvo-an-schulen-und-studienseminaren/verzeichnis-von-verarbeitungstaetigkeiten-schulen (2023-10-04)
Es kann erwartet werden, dass die Anbieter von Kooperationsplattformen den Schulen Dokumente zur Verfügung stellen, welche die Erstellung eines solchen Verzeichnisses durch den Datenschutzbeauftragten der Schule mit vertretbarem Aufwand ermöglichen.
Falls Abweichungen festgestellt werden, die nicht durch die vom Anbieter zur Verfügung gestellten Dokumente erfasst sind, halten Sie diese schriftlich fest. Lassen Sie sich gegebenenfalls vom Anbieter schriftlich bestätigen, dass auch trotz der festgestellten Abweichungen die Bestimmungen der DSGVO eingehalten werden.
Letztendlich ist nicht der Anbieter, sondern die Schule für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verantwortlich.