Hinweise zur Einführung eines elektronischen Klassenbuchs

Stand: 2017-02-16

Seit einigen Tagen ist der unten stehende Text auf der Homepage der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen zu finden:

Grundsätzlich ist die Einführung eines elektronischen Klassenbuchs nach § 31 Abs. 1 Niedersächsisches Schulgesetz (NSchG) möglich. Es ist darauf zu achten, dass dabei nur die Daten erhoben werden, die auch für das Klassenbuch in Papierform erforderlich sind. Da dort keine Noten eingetragen werden dürfen, ist dies auch im elektronischen Klassenbuch nicht zulässig.

Vor der Einführung eines elektronischen Klassenbuchs hat die oder der Datenschutzbeauftragte der Schule eine Vorabkontrolle nach § 7 Abs. 3 Niedersächsisches Datenschutzgesetz (NDSG) durchzuführen.
Die Vorabkontrolle hat folgende Punkte zu umfassen:

1. Systembeschreibung,
2. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung,
3. Gefahrenanalyse,
4. Risikoanalyse,
5. Datensicherungskonzept,
6. Beherrschung der Gefahren.

Weitere  Erläuterungen  zu  den  einzelnen  Punkten  erhalten  Sie  in  einer  Orientierungshilfe „Vorabkontrolle“. Diese finden Sie auf meiner Homepage www.lfd.niedersachsen.de unter Technik und Organisation/Vorabkontrolle rechts im Downloadbereich.

Zu beachten ist außerdem, dass das Klassenbuch nach dem Erlass des Niedersächsischen Kultusministeriums vom 02.01.2012 „Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung personenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG“  ein Jahr nach Ablauf des Schuljahres, in dem die Schülerinnen und Schüler die Schule oder – bei organisatorisch zusammengefassten Schulen – die jeweilige Schulform verlassen haben, aufzubewahren ist.

Wenn sich die Schule nach der Beteiligung der entsprechenden Gremien (Gesamtkonferenz und Schulvorstand sind zu unterrichten; Schülerrat und Schulelternrat sind zu hören) entscheidet,  das  automatisierte  Verfahren  einzusetzen,  muss  eine  Verfahrensbeschreibung nach § 8 Niedersächsisches Datenschutzgesetz (NDSG) erstellt werden. In dieser Beschreibung sind die im Gesetzestext aufgeführten acht Punkte einzutragen.

Einen Beitrag zu „Verfahrensbeschreibung nach NDSG“ mit Muster-Vordruck finden Sie auf meiner Homepage unter der Rubrik Technik und Organisation.

Wenn die Datenverarbeitung nicht in der Schule stattfindet, sondern ein Dienstleister damit beauftragt wird, ist § 6 NDSG zu beachten. Sie müssen einen sog. Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abschließen. Der Dienstleister muss Ihnen mindestens offene, transparente und detaillierte Informationen über die technischen, organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen  der  angebotenen  Dienstleistungen  einschließlich  der  Sicherheitskonzeption vorlegen, damit Sie klare Entscheidungskriterien bei der Wahl zwischen den Anbietern haben. Insbesondere ist der Ort der Datenverarbeitung anzugeben und es ist schriftlich festzulegen, ob Unterauftragsverhältnisse zugelassen sind.
Hierzu  finden  Sie  auf  meiner  Homepage  unter  Themen/Auftragsdatenverarbeitung  einen Mustervertrag nach NDSG.

Zu beachten ist ferner, dass die Eingabe der Daten in das elektronische Klassenbuch mit
dienstlichen Geräten erfolgt. Der Einsatz privater mobiler IT-Systeme der Lehrkräfte wäre
allenfalls verantwortbar, wenn

1. das private mobile Endgerät lediglich als Web-Endgerät genutzt wird und
2. gewährleistet wird, dass die Datenhaltung (Speicherung, Transformation, Nutzersteuerung durch Rechte-Rollen-Konzept usw.) ausschließlich auf einem gesicherten Server der Schule (oder einer beauftragten Stelle i. S. d. § 6 NDSG) und nicht lokal auf dem mobilen Gerät in einer App stattfindet.

In diesen Fällen würde die Lehrkraft ihr Gerät nur als Terminal zur Ein- und Ausgabe nutzen, die Verarbeitung der Daten fände auf dem Schulserver bzw. dem Server der beauftragten Stelle statt. Dabei ist sicherzustellen, dass die Funktionalität auf dem Endgerät keine Datenausleitungen zur Weiterverarbeitung auf dem Endgerät oder auf anderen in der Cloud befindlichen IT-Systemen zulässt.

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon  0511 120-4500
Fax  0511 120-4599
E-Mail an Ansprechpartner schreiben
Stand: 16.02.2017

Das Dokument erhalten Sie zum Download von der Seite der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen:
http://www.lfd.niedersachsen.de/download/115587/Hinweise_zur_Einfuehrung_eines_elektronischen_Klassenbuchs_Stand_22.02.2017_.pdf