Das Thema Schülerakte: Welche Daten dürfen bei der Schulanmeldung erhoben werden? Was gehört in die Schülerakte? Welche Daten sind bei einem Schulwechsel zu übermitteln?

Bei Schulen besteht nicht selten Unsicherheit darüber, welche Daten der Schülerinnen und Schüler in die Schülerakte aufzunehmen sind. Ziel dieses Beitrages ist es, bestehende Unsicherheiten zu beseitigen und für die Schulpraxis brauchbare Handlungsempfehlungen zu geben.

Sinn und Zweck der Schülerakte ist es die Daten, die zur Erfüllung des Bildungsauftrages , der Fürsorgeaufgaben, zur Erziehung oder Förderung der Schülerinnen und Schüler oder zur Erforschung oder Entwicklung der Schulqualität erforderlich sind, zu dokumentieren. Die Erforderlichkeit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist nur dann gegeben wenn der Bildungsauftrag oder die oben genannten anderen Aufgaben der Schule ohne das konkrete Datum nicht oder nicht vollständig erfüllt werden können.

Um die Schülerakte einrichten zu können, erheben die Schulen bei der Anmeldung personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler sowie der Erziehungsberechtigten. Hierbei ist darauf zu achten, dass nur die Daten erhoben werden, die für die Erfüllung der Aufgaben der Schule erforderlich sind. Dies ist z.B. beim Beruf der Erziehungsberechtigen oder bei der Anzahl der Geschwister nicht der Fall.

Mit Hilfe der bei der Anmeldung erhobenen Daten erstellt die Schule das Stammdatenblatt der Schülerin oder des Schülers und nimmt es zur Schülerakte.

Neben den Schülerstammdaten enthält die Schülerakte Schullaufbahndaten. Dies sind z.B. der Beginn der Schulpflicht, Versetzungsentscheidungen sowie das Datum und den Grund des Schulaustritts.

Weiterhin wird in der Schülerakte die Verhängung von Erziehungsmitteln und Ordnungsmaßnahmen dokumentiert.

Bei einem Schulwechsel wird nicht die vollständige Schülerakte an die aufnehmende Schule übermittelt. Aus datenschutzrechtlicher Sicht dürfen lediglich die in der Schülerakte enthaltenen personenbezogenen Daten, welche für aufnehmende Schule zur Erfüllung deren Aufgaben erforderlich sind, übermittelt werden. Dies sind in erster Linie die Schülerstammdaten und die Schullaufbahndaten. Nicht übermittelt werden dürfen Dokumentationen über Erziehungsmittel und Ordnungsmaßnahmen. Die übrigen Daten verbleiben in der Akte bei der abgebenden Schule und sind gem. den Vorgaben des Runderlasses Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung personenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG RdErl. d. MK v. 2.1.2012 – 11-02201/1, 05410/1.2 (Nds.MBl. Nr.3/2012 S.81; SVBl. 3/2012 S.162) – VORIS 22560 – aufzubewahren und nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten zu löschen.

Das Recht auf Einsicht in die Schülerakte haben die minderjährigen Schülerinnen und Schülern und deren Erziehungsberechtigte. Volljährige Schülerinnen und Schüler haben selbst das Recht, ihre Schülerakte einzusehen. Die Person, welche die Schülerakte einsehen darf, kann eine andere Person, z.B. einen Rechtsanwalt, zur Einsichtnahme bevollmächtigten. Anderen Personen darf grundsätzlich keine Einsicht in die Schülerakte gewährt werden.