LfD: Prüfungen zu „WhatsApp“ und Klassenbüchern

Quelle: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Tätigkeitsbericht 2019, S. 166f.

Digitale Kommunikationsmittel werden in Schulen zunehmend wichtiger. Über den Beginn meiner Prüfung zum Einsatz von WhatsApp habe ich bereits in meinem Tätigkeitsbericht 2017/2018 informiert. Diese wurde nun abgeschlossen, genau wie eine Prüfung zu elektronischen Klas-
senbüchern.

Gegenstand der WhatsApp-Prüfung an 70 Schulen waren die Kommunikationswege, die zwischen den einzelnen Personengruppen (Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler, Eltern) genutzt werden. Ich wollte herausfinden, ob das von mir ausgesprochene Verbot der Nutzung des Messengers eingehalten wird. Ich hatte dies im „Merkblatt für die Nutzung von WhatsApp in Schulen“ (https://t1p.de/whatsapp-schule) erläutert.

Bequem und schnell, aber unzulässig

Die Prüfung hat ergeben, dass WhatsApp an zehn Schulen vor allem zur Kommunikation der Lehrkräfte untereinander, aber auch zwischen den Lehrkräften und den Schülerinnen und Schülern eingesetzt wurde. Dies mag für den Einzelnen bequem sein, ist aber aus datenschutzrechtlicher Sicht für die dienstliche Kommunikation unzulässig. Das ergibt sich unter anderem daraus, dass mit der Anmeldung bei WhatsApp automatisch alle im Mobiltelefon gespeicherten Kontakte an die WhatsApp Inc. übertragen werden. Dabei ist
nicht sichergestellt, dass alle Kontakte ihre datenschutzrechtliche Einwilligung in die Weitergabe ihrer Daten erteilt haben.

Die übrigen 60 Schulen nutzten WhatsApp nicht. Das zeigt, dass das Merkblatt zur WhatsApp-Nutzung flächendeckend Beachtung findet und im Zuge dessen das Datenschutzniveau an den niedersächsischen Schulen gesteigert wurde. Ich habe die Schulen, die WhatsApp eingesetzt haben, im Rahmen der Prüfung auf das bestehende Verbot hingewiesen und mir die Untersagung des weiteren Einsatzes durch die Schulleitung schriftlich erklären lassen.

Einsatz von elektronischen Klassenbüchern

Auch zum Einsatz elektronischer Klassenbücher wurden 70 Schulen einer stichprobenhaften Überprüfung unterzogen. Gegenstand war einerseits, ob an den Schulen überhaupt elektronische Klassenbücher eingesetzt werden. War das der Fall ging es andererseits um die Frage, ob die Vorgaben der von mir veröffentlichten „Hinweise zur Einführung eines elektronischen Klassenbuchs“ (https://t1p.de/elek-klassenbuch) eingehalten werden.

Grundsätzlich ist die Einführung eines elektronischen Klassenbuchs gemäß § 31 Abs. 1 Niedersächsisches Schulgesetz (NSchG) rechtlich zulässig. Es ist jedoch darauf zu achten, dass nur die Daten erhoben werden, die auch für das Klassenbuch in Papierform erforderlich sind.

Wenn sich die Schule entscheidet, ein elektronisches Klassenbuch einzusetzen, muss dieses
gemäß Art. 30 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen werden. Vor der Einführung eines elektronischen Klassenbuchs ist zudem gemäß Art. 35 DS-GVO eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen. Wenn die Datenverarbeitung nicht in der Schule stattfindet, sondern ein Dienstleister damit beauftragt wird, muss auch ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DS-GVO) abgeschlossen werden.

Nur wenige Schulen nutzen das E-Klassenbuch

Von den 70 befragten Schulen nutzten nur 7 ein elektronisches Klassenbuch. Mit Ausnahme der Speicherung von Fotos der Schülerinnen und Schüler wurde der erforderliche Datenrahmen grundsätzlich eingehalten. In zwei Fällen lag zudem die erforderliche Datenschutzfolgenabschätzung nicht oder nicht vollständig vor, an einer Schule fehlte ein notwendiger Auftragsverarbeitungsvertrag.

Ich habe die betroffenen Schulen auf die festgestellten Mängel hingewiesen und mir von ihnen
schriftlich erklären lassen, dass diese abgestellt wurden.

Quelle: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Tätigkeitsbericht 2019, S. 166f.